Alors que les différents coûts liés au conflit Ukrainien explosent, les difficultés de trésorerie surgissent dans les différentes entreprises. En effet, plus que jamais, optimiser les dépenses de l’entreprise est la priorité première des directions financières. Nous vous présentons dans cet article, les différentes stratégies que les entreprises peuvent adopter pour optimiser leurs dépenses.
Établissez un plan
Généralement, il est essentiel d’évaluer la situation actuelle de votre entreprise ainsi que la direction que vous souhaitez lui donner. Ceci avant de vous lancer dans une nouvelle activité. En effet, un bon plan de gestion de trésorerie ou une feuille de route indiquant les dépenses prévues ainsi que les imprévus vous aidera. Ces derniers vous aideront à prendre des décisions concernant les différentes finances de votre entreprise.
Mettez en place un suivi de vos dépenses
Pour établir un budget, vous devez forcément comprendre vos coûts historiques. Ceci nécessite de collecter vos données sur les coûts et de conserver une trace de toutes vos dépenses. Cette conservation de la trace de vos dépenses se fera via des justificatifs : facture fournisseur, bons de commande, de livraison, devis, note de frais.
Situez-vous par rapport à la concurrence
En effet, à des fins de comparaison, utilisez des ratios significatifs pour votre secteur d’activité. Ensuite, comparez ce ces derniers à ceux utilisés par vos concurrents. Par exemple, dans la restauration, le ticket moyen ainsi que le nombre de couverts sont de bons indicateurs de rentabilité. De même, dans la vente de bétails, on regardera plutôt le panier moyen ainsi que l’indice des ventes.
Évaluez vos coûts variables
Créez en effet, un compte de résultat séparé pour les ventes. Ce dernier vous permettra de calculer le montant de ces dépenses par rapport aux ventes totales. Faites ceci en utilisant des informations sur les dépenses variables de votre entreprise provenant du budget des ventes. Par la suite, les données historiques peuvent être utilisées pour prévoir les coûts futurs. Elles peuvent également être utilisées pour fournir un point de référence pour s’assurer que ces coûts restent probablement proportionnels aux ventes.
Limitez les coûts fixe
Les coûts fixes représentent des produits ainsi que des services essentiels à la santé de l’entreprise. Donc ils doivent être tolérés dans une certaine mesure. Ces coûts témoignent de relations de très longue date avec les différents fournisseurs. Cependant, pour autant, il très important de rester à l’écoute du marché et ne pas hésiter à renégocier ses conditions tarifaires.
Négociez avec vos fournisseurs
Il est souvent difficile d’envisager une renégociation de contrat avec ses fournisseurs, surtout lorsqu’il s’agit de partenaires de longue date. Pourtant, en se montrant ferme mais respectueux, il est tout à fait possible d’obtenir des accords plus avantageux. Pensez bien à l’entreprise afin que le fournisseur puisse mieux comprendre vos besoins.
Il est aussi recommandé de ne pas hésiter à explorer toutes les options possibles pour diversifier ses sources d’approvisionnement. Parfois, un autre fournisseur peut offrir des prix plus attractifs ou des conditions plus favorables que ceux proposés par votre partenaire actuel.
N’hésitez pas à vous tourner vers des prestataires spécialisés dans la gestion des achats pour bénéficier de leur expertise et obtenir davantage d’économies. Ils peuvent vous aider à identifier les domaines où il y a encore du potentiel pour réduire vos dépenses grâce aux meilleures pratiques disponibles sur le marché.
Négocier avec ses fournisseurs est essentiel pour optimiser ses dépenses sans sacrifier la qualité ni alourdir sa trésorerie. Cela nécessite une bonne compréhension du marché ainsi qu’une communication claire et respectueuse avec vos partenaires commerciaux existants.
Explorez les solutions technologiques pour réduire les coûts
Pour optimiser ses dépenses, vous devez considérer l’adoption de solutions technologiques. De plus en plus d’entreprises se tournent vers les logiciels et outils numériques pour automatiser des processus répétitifs ou améliorer la coordination interne. Cela peut avoir un impact significatif sur les coûts fixes ainsi que sur le temps de travail investi dans certaines tâches.
L’un des avantages clés des technologies nouvellement développées est leur capacité à fournir une analyse approfondie des processus métier, permettant aux entreprises d’identifier rapidement les domaines où elles peuvent économiser du temps et de l’argent. Par exemple, si une entreprise constate qu’elle passe beaucoup trop de temps à traiter manuellement les factures de ses fournisseurs, elle pourrait envisager l’utilisation d’un système automatisé qui scanne automatiquement ces documents et alimente ensuite le système comptable.
De même, avec la digitalisation croissante des échanges commerciaux entre entreprises (EDI), il devient intéressant pour celles-ci de procéder à l’intégration complète via un portail dédié ou un ERP communiquant avec leurs partenaires afin d’avoir une meilleure visibilité sur toute leur chaîne logistique.
Effectivement, grâce à cette transformation digitale, cela permettrait non seulement aux dirigeants d’économiser sur le coût lié au matériel physique mais aussi celui lié au papier. Il serait donc très bénéfique pour toutes les entreprises souhaitant réduire leurs charges fixes d’envisager sérieusement l’utilisation des nouvelles technologies numériques.
Attention toutefois: les propriétaires doivent éviter de s’en remettre trop fortement aux nouvelles technologies sans évaluer correctement les coûts et les bénéfices. Les investissements technologiques peuvent être coûteux, et si une entreprise ne parvient pas à générer des économies ou des revenus supplémentaires suffisants pour justifier ces dépenses supplémentaires, elle risque de se retrouver dans une position financière encore plus difficile qu’avant.
En résumé, l’adoption de solutions technologiques peut offrir un potentiel d’économie significatif en automatisant certains processus métier et en fournissant une analyse approfondie pour identifier les domaines où il est possible d’économiser du temps et de l’argent. Cela est cependant à considérer avec attention car il faut aussi prendre en compte la rentabilité financière sur le long terme.
