En comptabilité, le lettrage comptable n’est pas obligatoire mais permet de donner un code aux paiements sur une même facture ou de donner un paiement unique pour différentes factures. Il permet de gagner du temps et de gagner en fiabilité. Découvrez ses différents atouts et les procédures à suivre pour procéder au lettrage comptable.
Caractéristiques du lettrage comptable
Le lettrage comptable est une procédure de contrôle qui consiste à rassembler à une seule facture plusieurs paiements. Si une personne paie un acompte, le reliquat n’est pas lettré. Cette procédure simplifie la gestion comptable pour repérer la facture qui correspond à l’opération. Elle identifie également le retard de paiement et les créances en cours.
Le lettrage comptable est différent du rapprochement bancaire dans la mesure où ce dernier consiste à contrôler si les mouvements bancaires correspondent aux mouvements dans le compte comptable 512-Banques. Le rapprochement bancaire n’utilise pas les factures des clients.
Le lettrage comptable se fait en deux étapes :
- Lettrage comptable manuel : le comptable attribue un code à une facture
- Lettrage comptable automatique : un logiciel réalise le lettrage comptable
Ce dernier accélère le travail dans les grandes entreprises qui traitent des opérations de grande ampleur.
Pourquoi opter pour le lettrage comptable ?
Le lettrage comptable facilite la gestion de la trésorerie dans une entreprise. En effet, il améliore la gestion du poste clients en identifiant les factures non réglées. Par conséquent, il est conseillé de relancer les clients en cas de retard de paiement. Si après la relance et une mise en demeure, le client ne régularise pas la situation, on peut engager une procédure de recouvrement judiciaire.
Le lettrage comptable optimise le paiement des fournisseurs afin de les payer dans les délais prévus. Ceci afin d’éviter tout retard de paiement et les pénalités. Retenez qu’il serait préférable de payer la facture au cours du délai de paiement. Cela évite la mauvaise gestion de la trésorerie en cas de décalages importants. L’idéal serait de choisir le moment idéal pour payer les factures.
Le lettrage comptable évite également les risques d’omission et les erreurs dans les états financiers. Il aide le comptable à une mauvaise affectation, évite une absence de justificatif et le double paiement. Ce système est fiable pour repérer les erreurs récentes au lieu de remonter plusieurs mois.
Le lettrage comptable simplifie aussi l’établissement du bilan comptable annuel et fait gagner du temps. En effet, en rapprochant le compte client du lettrage du compte fournisseur, la vérification est plus minutieuse lors de la clôture comptable. Cette opération permet au dirigeant et au directeur administratif et financier d’avoir une vision claire et fiable de l’état des comptes fournisseurs et clients. En parallèle, ils sont en mesure de suivre la trésorerie et de mettre en place une politique de recouvrement de créances. En conséquence, ils peuvent négocier les délais de paiement auprès des fournisseurs, refuser ou accorder les délais de paiement aux clients.
Étapes de processus de lettrage comptable
L’opération de lettrage comptable se fait en 4 étapes :
Identification
Il faut repérer les entrées d’argent (paiement de facture client) et des sorties d’argent (paiement de facture fournisseur).
Correspondance des écritures comptables
Le comptable attribue un code unique à la facture, manuellement ou avec un logiciel
Balancement des comptes
Le solde créditeur et débiteur doivent être équilibrés pour que l’état des comptes soit aux normes. Dans le cas contraire, il y a une dette fournisseur ou une créance client.
Vérification et justification
Un justificatif est indispensable en cas de nombreux paiements de montants semblables dans une entreprise.
